POLÍTICA DEL SICOF
2 INTRODUCCIÓN
La Fundación Operación Sonrisa Colombia (FOSC) es una entidad privada sin ánimo de lucro, con personería jurídica No. 001082 otorgada por el ICBF el 15 de diciembre de 1994. Su objeto social se orienta a la coordinación y promoción de la atención, especialmente de niños de escasos recursos, con labio fisurado, paladar hendido, malformaciones craneofaciales u otras condiciones susceptibles de tratamiento quirúrgico.
En desarrollo de su compromiso con la legalidad, la integridad y la transparencia, y en cumplimiento de las instrucciones aplicables a entidades bajo inspección, vigilancia y control de la Superintendencia Nacional de Salud, el Consejo Directivo adopta el presente Manual del Subsistema de Administración del Riesgo de Corrupción, Opacidad, Fraude y Soborno (SICOF). Este Manual es de obligatorio cumplimiento para los miembros de órganos de gobierno, directivos, colaboradores, contratistas, voluntarios y demás terceros comprendidos en su alcance.
El SICOF forma parte del Sistema de Gestión de Riesgos de FOSC y opera de manera transversal en los procesos estratégicos, misionales y de apoyo.
El incumplimiento del presente Manual podrá dar lugar a medidas internas, incluyendo acciones disciplinarias y/o contractuales, y cuando aplique, a los reportes y denuncias ante las autoridades competentes, conforme a la normatividad vigente.
3 OBJETIVO GENERAL
Establecer el marco de políticas, responsabilidades, metodologías, procedimientos y controles mediante los cuales FOSC identifica, evalúa, controla y monitorea los riesgos de corrupción, opacidad, fraude y soborno, con el fin de prevenir su ocurrencia, reducir su exposición y fortalecer la cultura de integridad.
4 OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Fortalecer controles para prevenir y detectar riesgos de corrupción, opacidad, fraude y soborno en procesos estratégicos, misionales y de apoyo.
- Gestionar el riesgo derivado del relacionamiento con terceros (donantes, aliados, proveedores, contratistas, voluntariado y otros).
- Establecer mecanismos para identificar, analizar y gestionar oportunamente señales de alerta y eventos.
- Consolidar una cultura de integridad y autocontrol bajo el enfoque de líneas de defensa, con responsabilidades claras y trazabilidad.
- Promover la coherencia entre el marco ético institucional y la operación cotidiana de FOSC.
5 ALCANCE
El presente Manual aplica obligatoriamente a:
- Consejo Directivo, Representante Legal y alta dirección.
- Colaboradores con vínculo laboral o contractual.
- Contratistas, proveedores, consultores, aliados y otras contrapartes.
- Voluntarios, pasantes y cualquier tercero que actúe en nombre de FOSC o pueda generar riesgos para la Fundación.
El SICOF cubre todos los procesos y decisiones de FOSC, incluyendo contratación y compras, administración financiera, gestión de donaciones y recursos, relacionamiento institucional, talento humano, voluntariado, programas y jornadas, gestión de activos e información.
6 AUTORIDAD RESPONSABLE
- Órgano competente de aprobación y seguimiento: Consejo Directivo, conforme a los Estatutos.
- Responsable de implementación: Representante Legal, con apoyo del Oficial de Cumplimiento.
- Responsables de cumplimiento: todos los colaboradores, órganos de gobierno, voluntarios y terceros dentro del alcance.
- Evaluación independiente: Revisoría Fiscal (y auditoría/control interno, cuando aplique).
7 TÉRMINOS Y DEFINICIONES
Para efectos de este Manual, se adoptan las siguientes definiciones mínimas:
- Corrupción: uso indebido del poder, la posición o los recursos para obtener un beneficio indebido.
- Opacidad: falta de claridad o transparencia en decisiones, información o manejo de recursos.
- Fraude: engaño u ocultamiento para obtener un beneficio indebido o causar un perjuicio.
- Soborno: ofrecimiento, promesa, entrega, solicitud o aceptación de un beneficio indebido para influir en una decisión o conducta.
- Contraparte: persona natural o jurídica con la que FOSC tiene una relación contractual, operativa, institucional o de colaboración.
- Conflicto de interés: situación en la que un interés personal puede interferir, real o potencialmente, con el cumplimiento objetivo de responsabilidades.
- Señal de alerta: indicio que se aparta de lo esperado y requiere análisis por posible riesgo de COF/soborno.
- Evento: materialización o indicio relevante asociado a riesgos de COF/soborno
8 CONCEPTO GENERALES
8.1 CORRUPCIÓN
La corrupción comprende conductas por acción u omisión que buscan un beneficio indebido, aprovechando una posición de poder o confianza, y que afectan los fines institucionales, los recursos, la reputación o la legalidad. En FOSC puede manifestarse, entre otros, mediante decisiones indebidas en contratación, selección de contrapartes, manejo de recursos o direccionamiento de beneficios.
8.2 OPACIDAD
La opacidad se refiere a prácticas o decisiones con falta de trazabilidad, claridad o acceso razonable a información relevante, especialmente en gestión de recursos, contratación, reportes a donantes, gestión documental y manejo de conflictos de interés. La transparencia exige información pertinente, oportuna, verificable y comprensible.
8.3 FRAUDE
El fraude es cualquier engaño u ocultamiento dirigido a obtener un beneficio indebido o causar perjuicio. Puede ser interno o externo e incluir, entre otros: apropiación indebida de activos, falsedad documental, pagos sin soporte, suplantaciones, manipulación de información y ciberfraude.
8.4 SOBORNO
El soborno comprende beneficios indebidos (monetarios o no) ofrecidos, solicitados o aceptados para influir en decisiones o actuaciones. Incluye regalos, invitaciones, viajes, promesas de negocio, comisiones injustificadas o ventajas similares, especialmente en relaciones con proveedores, aliados, entidades públicas o terceros.
9 ETAPAS
El Subsistema de Administración del Riesgo de Corrupción, Opacidad, Fraude y Soborno (SICOF) de la Fundación Operación Sonrisa Colombia se desarrolla a través de cuatro (4) etapas interrelacionadas y continuas: identificación, medición, control y monitoreo, las cuales se aplican de manera transversal a todos los procesos estratégicos, misionales y de apoyo de la Fundación.
Estas etapas se implementan bajo un enfoque de gestión integral del riesgo, considerando la naturaleza fundacional de la entidad, su modelo operativo, el volumen y complejidad de sus operaciones, y su interacción permanente con terceros como donantes, aliados, proveedores, voluntarios y entidades del sector salud.
9.1 ETAPA DE IDENTIFICACIÓN
El objetivo de esta etapa es identificar los riesgos de corrupción, opacidad, fraude y soborno a los que pueda estar expuesta la Fundación en el desarrollo de sus actividades.
La identificación de riesgos se realiza de manera sistemática, considerando:
- Los procesos estratégicos, misionales y de apoyo.
- Las contrapartes con las que interactúa la Fundación.
- Los factores internos y externos que pueden dar origen a eventos de riesgo.
Como insumos principales para esta etapa se utilizan:
- El Mapa de Procesos de la Fundación.
- El análisis del contexto interno y externo.
- La identificación de factores de riesgo asociados a personas, procesos, tecnología, infraestructura y eventos externos.
- Los antecedentes de eventos, denuncias, hallazgos de auditoría y señales de alerta.
La identificación de riesgos debe realizarse de manera previa a la creación o modificación de procesos relevantes, así como ante cambios significativos en la operación, el entorno normativo o el modelo institucional.
9.2 ETAPA DE MEDICIÓN
En esta etapa, los riesgos identificados son evaluados en términos de:
- Probabilidad de ocurrencia.
- Impacto potencial sobre los objetivos institucionales, la reputación, los recursos, la continuidad operativa y el cumplimiento normativo.
La medición se realiza conforme a la Metodología de Medición y Control del Riesgo adoptada por la Fundación, lo que permite determinar el perfil de riesgo inherente, es decir, el nivel de riesgo existente antes de la aplicación de controles.
Los resultados de esta medición sirven de base para priorizar riesgos y definir las acciones de control correspondientes.
9.3 ETAPA DE CONTROL
El propósito de esta etapa es definir, implementar y mantener controles orientados a reducir la probabilidad de ocurrencia y/o el impacto de los riesgos identificados, y a establecer el riesgo residual aceptable para la Fundación.
Los controles pueden ser:
- Preventivos o correctivos.
- Manuales o automatizados.
- De carácter operativo, administrativo, financiero, contractual o tecnológico.
Todos los riesgos identificados deben contar con controles claramente definidos, los cuales deberán especificar como mínimo:
- Responsable del control.
- Periodicidad de ejecución.
- Objetivo del control.
- Procedimiento de aplicación.
- Evidencia del control.
- Acciones a tomar en caso de desviaciones.
La definición de controles debe atender criterios de proporcionalidad y costo-beneficio, de acuerdo con el nivel de riesgo y la capacidad operativa de la Fundación.
9.4 ETAPA DE MONITOREO
El objetivo de esta etapa es realizar el seguimiento permanente y periódico al desempeño del SICOF, con el fin de:
- Verificar la efectividad de los controles.
- Identificar cambios en el perfil de riesgo.
- Detectar oportunamente eventos, desviaciones o debilidades del sistema.
- Definir e implementar acciones de mejora.
El monitoreo incluye, entre otros:
- La evaluación periódica de los controles.
- El análisis de indicadores del SICOF.
- El seguimiento a denuncias, eventos y señales de alerta.
- Los informes de auditoría interna, revisoría fiscal y entes de control.
- La actualización de la matriz de riesgos cuando se identifiquen cambios relevantes.
El Oficial de Cumplimiento elaborará, como mínimo de forma semestral, un informe de seguimiento del perfil de riesgo inherente y residual, el cual será presentado al Consejo Directivo y al Representante Legal, y estará disponible para las autoridades competentes.
Cuando se evidencien incrementos en el nivel de riesgo o fallas en los controles, se deberán definir y ejecutar planes de acción, los cuales deberán contar con responsables, plazos y mecanismos de verificación.
10 ELEMENTOS DEL SICOF
El Subsistema de Administración del Riesgo de Corrupción, Opacidad, Fraude y Soborno (SICOF) de la Fundación Operación Sonrisa Colombia se estructura a partir de un conjunto de elementos integrados, que permiten su implementación, operación, evaluación y mejora continua.
Los elementos del SICOF comprenden: políticas, procedimientos, estructura organizacional, documentación, mecanismos de reporte, capacitación, soporte tecnológico y régimen sancionatorio, y se aplican de manera transversal a todos los procesos y contrapartes de la Fundación.
10.1 LINEAMIENTOS GENERALES DEL SICOF Y SU ARTICULACIÓN CON EL PTEE Y EL SARLAFT
El Subsistema de Administración del Riesgo de Corrupción, Opacidad, Fraude y Soborno (SICOF) de la Fundación Operación Sonrisa Colombia se implementa como un componente especializado del Sistema Integral de Cumplimiento y Gestión de Riesgos de la Fundación.
El SICOF no constituye una política independiente, sino que desarrolla, operacionaliza y complementa los lineamientos y principios establecidos en:
- El Programa de Transparencia y Ética Empresarial (PTEE), aprobado por el Consejo Directivo.
- El Sistema de Administración del Riesgo de Lavado de Activos, Financiación del Terrorismo y Financiación de la Proliferación de Armas de Destrucción Masiva (SARLAFT), aprobada por el Consejo Directivo.
En este sentido, el SICOF articula de manera coherente los mecanismos de prevención, detección, control y monitoreo de los riesgos de corrupción, opacidad, fraude y soborno, asegurando consistencia normativa, eficiencia operativa y claridad en las responsabilidades institucionales.
10.2 PRINCIPIOS RECTORES DEL SICOF
El SICOF se rige por los principios ya adoptados por la Fundación en su marco de cumplimiento, en particular:
- Legalidad, en estricto acatamiento de la normatividad aplicable.
- Integridad y ética, como pilares de la actuación institucional.
- Transparencia, en la gestión de recursos, decisiones y relaciones con terceros.
- Responsabilidad y rendición de cuentas.
- Proporcionalidad, atendiendo la naturaleza fundacional y el nivel de riesgo.
- Cero tolerancia frente a actos de corrupción, opacidad, fraude y soborno.
- Protección al denunciante y no represalias.
Estos principios son de obligatorio cumplimiento para todos los miembros de los órganos de gobierno y administración, colaboradores, voluntarios, contratistas, proveedores, aliados, donantes y demás terceros comprendidos en el alcance del SICOF.
10.3 GOBERNANZA Y RESPONSABILIDADES
De conformidad con los Estatutos de la Fundación:
- El Consejo Directivo conserva la competencia exclusiva para aprobar las políticas de cumplimiento, incluyendo el PTEE y la Política SARLAFT, así como el presente Manual SICOF y sus actualizaciones.
- El Representante Legal es responsable de garantizar la implementación efectiva del SICOF, asignando los recursos necesarios y promoviendo una cultura de cumplimiento.
- El Oficial de Cumplimiento es responsable de la operación, seguimiento y mejora continua del SICOF, con independencia funcional y acceso directo al Consejo Directivo.
10.4 CRITERIOS GENERALES PARA LA GESTIÓN DEL RIESGO EN EL SICOF
El SICOF se estructura bajo un enfoque de gestión integral del riesgo, aplicable de manera transversal a todos los procesos de la Fundación, y se fundamenta en los siguientes criterios:
- Identificación sistemática de riesgos de corrupción, opacidad, fraude y soborno, considerando procesos, contrapartes y factores internos y externos.
- Medición del riesgo en términos de probabilidad e impacto, para determinar el riesgo inherente.
- Definición e implementación de controles proporcionales, costo-eficientes y trazables.
- Monitoreo periódico del desempeño del sistema y del perfil de riesgo residual.
- Implementación de planes de acción cuando se identifiquen desviaciones o incrementos en el nivel de riesgo.
Todos los riesgos identificados deberán contar con controles documentados que definan claramente responsables, periodicidad, objetivos, procedimientos, evidencias y acciones correctivas.
10.5 REPORTE Y PROTECCIÓN FRENTE A REPRESALIAS
La Fundación garantiza mecanismos eficaces y confidenciales para el reporte de posibles eventos de corrupción, opacidad, fraude o soborno.
Todas las personas comprendidas en el alcance del SICOF tienen el deber de reportar situaciones que contravengan los principios y valores institucionales, sin temor a represalias.
La Fundación Operación Sonrisa Colombia prohíbe expresamente cualquier forma de represalia contra quienes, de buena fe, reporten hechos o situaciones relacionadas con el SICOF.
10.6 PROCEDIMIENTOS
El SICOF cuenta con procedimientos documentados que permiten instrumentar de manera uniforme las etapas de identificación, medición, control y monitoreo de los riesgos, así como la atención de denuncias, la gestión de conflictos de interés y la aplicación de medidas correctivas.
Los procedimientos definen de forma clara:
- Responsables.
- Flujos de actuación.
- Criterios de análisis y decisión.
- Mecanismos de documentación y trazabilidad.
Estos procedimientos se articulan con las demás políticas de la Fundación Estos procedimientos se articulan con las demás políticas de la Fundación, en especial con el PTEE y la Política SARLAFT, y no las sustituyen.
10.6.1 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE CONFLICTOS DE INTERÉS
La Fundación cuenta con un procedimiento para la identificación, declaración, análisis y gestión de conflictos de interés, aplicable a:
- Miembros de la Asamblea y del Consejo Directivo.
- Representante Legal y alta dirección.
- Colaboradores.
- Contratistas, consultores y terceros relevantes.
Este procedimiento establece:
- Los momentos de declaración (vinculación, anual y por evento).
- Los criterios de análisis.
- Las medidas de mitigación o manejo.
- Los mecanismos de documentación y seguimiento.
El procedimiento se desarrolla en concordancia con el Programa de Transparencia y Ética Empresarial PTEE.
10.6.2 PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE REGALOS, ATENCIONES E INVITACIONES
La Fundación cuenta con un procedimiento para regular la recepción, ofrecimiento y registro de regalos, atenciones e invitaciones, conforme a la normativa aplicable al sector salud y a sus principios de integridad y transparencia.
Este procedimiento tiene como finalidad:
- Prevenir situaciones que puedan generar conflictos de interés.
- Evitar la aceptación de beneficios indebidos.
- Garantizar la transparencia en las relaciones con terceros.
10.6.3 PROCEDIMIENTO DE DEBIDA DILIGENCIA DE CONTRAPARTES
La Fundación aplica procedimientos de debida diligencia para el conocimiento de contrapartes, incluyendo:
- Donantes y cooperantes.
- Aliados estratégicos.
- Proveedores y contratistas.
- Otros terceros que, por su naturaleza, representen un mayor nivel de riesgo.
La debida diligencia podrá ser simple, reforzada o intensificada, según el nivel de riesgo identificado, y su resultado se documenta conforme a los lineamientos definidos por el Oficial de Cumplimiento.
La debida diligencia se realizará de manera coordinada con los procedimientos definidos en la Política del SARLAFT, cuando aplique
10.6.4 PROCEDIMIENTO PARA EL REPORTE Y ANÁLISIS DE EVENTOS
La Fundación dispone de procedimientos para:
- El reporte interno y externo de posibles eventos de corrupción, opacidad, fraude o soborno.
- El análisis preliminar y la evaluación de materialidad.
- La definición de acciones correctivas y preventivas.
- El escalamiento a instancias internas o autoridades competentes, cuando aplique.
Estos procedimientos garantizan la confidencialidad de la información y la protección frente a represalias.
10.6.5 PROCEDIMIENTO PARA LA ADOPCIÓN DE MEDIDAS Y SANCIONES
La Fundación cuenta con procedimientos para la aplicación de medidas disciplinarias, contractuales
- legales derivadas del incumplimiento del SICOF, los cuales se ejecutan conforme a:
- El Reglamento Interno de Trabajo.
- Los contratos suscritos con terceros.
- La normatividad laboral, civil, administrativa y penal aplicable.
10.6.6 PROCEDIMIENTO PARA GESTIONAR DONACIONES
La Fundación cuenta con el procedimiento de recaudación de fondos y donaciones a través de proyectos, en el cual se establecen las generalidades y actividades para atender lo relacionado con este proceso.
10.6.7 PROCEDIMIENTO DE ACTUALIZACIÓN DEL SICOF
El SICOF es un sistema dinámico. La Fundación cuenta con un procedimiento para:
- La revisión periódica del manual.
- La incorporación de cambios normativos.
- La actualización por modificaciones en el modelo operativo o en el perfil de riesgo.
- La aprobación de cambios por el órgano competente.
10.7 MECANISMOS OPERATIVOS DEL SICOF
La Fundación Operación Sonrisa Colombia cuenta con mecanismos operativos que permiten detectar, analizar y gestionar oportunamente posibles eventos de corrupción, opacidad, fraude y soborno, así como monitorear la evolución de su perfil de riesgo.
Estos mecanismos se integran al proceso de monitoreo del SICOF y apoyan la toma de decisiones preventivas y correctivas:
10.7.1 MONITOREO DEL PROCESO DE PAGOS Y ESCALAS DE AUTORIZACIÓN
El Oficial de Cumplimiento en conjunto con apoyo de la Dirección Administrativa y Financiera, realizarán muestreos semestralsobre las órdenes de pago ejecutadas. Se verificará que cada transacción cuente con la firma o aprobación del nivel jerárquico correspondiente según la escala de atribuciones vigente.
Es de tener en cuenta que ningún pago podrá ser procesado si el solicitante y el aprobador coinciden en la misma persona, o si el monto excede la capacidad de autorización del cargo que aprobó la transacción.
10.7.2 CRUCE DE PAGOS VS. DEBIDA DILIGENCIA
Mensualmente el Oficial de Cumplimiento realizará un cruce sistemático entre la base de datos de egresos (pagos a proveedores/contratistas) e ingresos (donantes) frente al registro de debida diligencia. Se identificará cualquier tercero que haya recibido o realizado un pago sin contar con el proceso de debida diligencia vigente o que presente señales de alerta. En caso de hallazgos, se informará a la Dirección Ejecutiva para que en conjunto con el Oficial de Cumplimiento y/o área correspondiente se definan los pasos a seguir con el tercero.
10.7.3 MONITOREO DE LA POLÍTICA DE REGALOS, ATENCIONES E INVITACIONES
El Oficial de Cumplimiento consolidará semestralmente la información relacionada en el Registro Interno de Regalos, Atenciones e Invitaciones. Se analizará la recurrencia de entregas por parte de un mismo proveedor o aliado para asegurar que no se exceda la frecuencia, ni los montos establecidos.
10.7.4 MONITOREO Y SEGUIMIENTO A MEDIDAS DE MANEJO DE CONFLICTOS DE INTERÉS
Para todos los casos calificados como riesgo “Medio”, “Alto” o “Crítico”, el Oficial de Cumplimiento verificará el cumplimiento de la medida de manejo aprobada, se revisarán las actas de los comités o procesos de decisión involucrados para validar que la persona en conflicto efectivamente se retiró o no influyó en la decisión. El incumplimiento de una medida de manejo será reportado de inmediato al Representante Legal como una vulneración al SICOF.
10.7.5 INDICADORES DEL SICOF
Para el seguimiento del SICOF, la Fundación utiliza indicadores descriptivos y prospectivos, orientados a medir:
- La evolución de los riesgos identificados.
- La efectividad de los controles implementados.
- El comportamiento de eventos, denuncias y señales de alerta.
La definición, medición y análisis de estos indicadores se documenta en el Anexo de Indicadores del SICOF, el cual es actualizado periódicamente y revisado por el Oficial de Cumplimiento.
10.7.6 SEÑALES DE ALERTA
Las señales de alerta corresponden a hechos, situaciones o comportamientos que se apartan de los patrones normales de operación y que pueden indicar la posible materialización de un riesgo de corrupción, opacidad, fraude o soborno.
Estas señales pueden ser de naturaleza cualitativa o cuantitativa y no constituyen, por sí mismas, prueba de una conducta irregular, pero sí un insumo para análisis reforzado.
- Entre las principales señales de alerta consideradas por la Fundación se encuentran, entre otras:
- Solicitudes de confidencialidad injustificada en procesos de contratación, donaciones o alianzas.
- Ofrecimiento o entrega de regalos, viajes o beneficios por fuera de las políticas establecidas.
- Incrementos inusuales en gastos, viáticos, bonificaciones o comisiones.
- Transacciones que no guardan relación con el objeto social de la Fundación.
- Debilidades recurrentes en controles internos o hallazgos reiterados de auditoría.
- Denuncias internas o externas, incluidas las anónimas, recibidas a través del canal habilitado.
- Cambios injustificados en el nivel de vida o comportamiento financiero de personas vinculadas a procesos críticos.
La identificación de señales de alerta activa los procedimientos de análisis y, de ser necesario, la adopción de planes de acción o el reporte a las autoridades competentes.
10.7.7 DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS
El SICOF cuenta con documentación mínima que respalda su diseño, operación y seguimiento, garantizando la integridad, confiabilidad, oportunidad y disponibilidad de la información.
Entre los documentos principales se encuentran:
- Manual del SICOF.
- Matriz de riesgos de corrupción, opacidad, fraude y soborno.
- Informes periódicos del Oficial de Cumplimiento.
- Registros de denuncias, eventos y planes de acción.
- Informes de auditoría y órganos de control.
- Indicadores del SICOF.
La custodia y conservación de esta documentación se realiza conforme a la normatividad vigente y a las políticas internas de gestión documental de la Fundación.
10.8 CAPACITACIÓN
La Fundación Operación Sonrisa Colombia implementa un programa de capacitación en el SICOF, orientado a asegurar que los colaboradores y terceros comprendan sus responsabilidades frente a la prevención, detección y gestión de los riesgos de corrupción, opacidad, fraude y soborno.
El programa de capacitación incluye:
- La divulgación de las políticas, procedimientos, herramientas y controles del SICOF.
- La actualización frente a cambios normativos o institucionales relevantes.
- La promoción de una cultura de integridad, autocontrol y cumplimiento.
La capacitación en SICOF se realizará:
- Durante el proceso de inducción de las personas que ingresen a la Fundación.
- Al menos una vez al año, para los colaboradores y terceros comprendidos dentro del alcance del SICOF.
- De manera extraordinaria, cuando se presenten actualizaciones significativas al Manual SICOF o a sus elementos.
El Oficial de Cumplimiento será responsable de coordinar y documentar el proceso de capacitación, el cual podrá desarrollarse mediante modalidades presenciales o virtuales.
10.9 PLATAFORMA TECNOLÓGICA
Para apoyar la implementación y funcionamiento del SICOF, la Fundación contará con herramientas tecnológicas que faciliten la gestión de riesgos, la debida diligencia de contrapartes, el monitoreo de alertas y la administración de denuncias.
Las plataformas tecnológicas utilizadas deberán permitir, como mínimo:
- El registro y análisis de información de contrapartes.
- La consulta de listas restrictivas y de interés.
- La administración del canal de denuncias.
- La trazabilidad y conservación de evidencias.
Las herramientas tecnológicas serán definidas por la Fundación de acuerdo con sus necesidades operativas y capacidades institucionales.
10.9.2 DEBIDA DILIGENCIA DE CONTRAPARTES
Las herramientas tecnológicas permitirán documentar y conservar evidencia de los procesos de debida diligencia, los cuales podrán ser de carácter simple, reforzado o intensificado, según el nivel de riesgo identificado.
El sistema deberá facilitar:
- La participación de distintas áreas en el análisis.
- El seguimiento de casos abiertos, en proceso o cerrados.
- El almacenamiento de soportes documentales asociados.
10.9.3 FORMULARIO ELECTRÓNICO DE CONOCIMIENTO
La Fundación podrá utilizar formularios electrónicos para la recolección de información de contrapartes, los cuales podrán ser diligenciados de manera remota y contar con mecanismos de validación y firma, tales como:
- Firma física con digitalización del documento.
- Verificación de identidad mediante mensajes o códigos.
- Firma electrónica o digital.
10.9.4 CONSULTA LISTAS
Las herramientas tecnológicas permitirán la verificación de contrapartes mediante la consulta de:
- Listas nacionales e internacionales.
- Listas restrictivas, sancionatorias y vinculantes.
- Boletines, noticias y listas propias.
- Personas Expuestas Políticamente (PEP).
10.10 CANAL DE DENUNCIAS
La Fundación dispondrá de un canal de denuncias que permita a personas internas o externas reportar, de manera anónima o nominada, posibles eventos de corrupción, opacidad, fraude o soborno.
El acceso al canal de denuncias se realizará a través del siguiente link:
https://desqubrapp.com.co/denuncias/responder_denuncias/350
El canal de denuncias garantizará:
- Acceso permanente.
- Confidencialidad de la información.
- Anonimato en el reporte.
- Protección frente a represalias.
- Seguimiento y trazabilidad de los casos reportados.
10.10.2 PROCEDIMIENTO PARA EL ANÁLISIS DE LAS DENUNCIAS RECIBIDAS
El análisis y gestión de las denuncias estará a cargo del Oficial de Cumplimiento, conforme al siguiente procedimiento:
- El Oficial de Cumplimiento realizará una valoración inicial para determinar si la denuncia cuenta con fundamentos mínimos:
- Admisible: La denuncia describe hechos concretos, aporta indicios o pruebas, y está relacionada con violaciones al SICOF.
- No Admisible: Quejas laborales administrativas, chismes sin fundamento o asuntos ajenos al ámbito de cumplimiento. Estas se derivan al área o proceso que corresponda.
- Categorizar la denuncia para determinar la urgencia de la investigación:
- Nivel Alto: Involucra a la Alta Gerencia, montos económicos elevados o riesgo inminente de sanción legal.
- Nivel Medio: Involucra a jefes de área o proveedores recurrentes.
- Nivel Bajo: Incidentes aislados con impacto económico o reputacional mínimo.
- El Oficial de Cumplimiento liderará la recolección de pruebas:
- Revisión Documental y de Soportes: Análisis de facturas, correos electrónicos, registros en el software contable, auditorías, revisión de cámaras y cualquier otro mecanismo que permita la obtención de pruebas.
- Entrevistas: Conversaciones con testigos bajo estricta confidencialidad.
- Protección al Denunciante: Se prohíbe cualquier tipo de represalia. El Oficial de Cumplimiento debe monitorear que el denunciante no sea objeto de cambios hostiles en su entorno laboral durante la investigación.
- Una vez finalizada la investigación, se registrarán los resultados en el aplicativo, indicando:
- Resumen de los hechos
- Pruebas obtenidas
- Conclusión
- Plan de Acción
- El Oficial de Cumplimiento realiza el cierre y si es del caso reporta a instancias superiores o a las autoridades competentes.
10.11 COMUNICACIÓN Y DIVULGACIÓN
La Fundación garantizará una comunicación clara, oportuna y eficaz del SICOF, tanto a nivel interno como externo, asegurando que cada colaborador y tercero conozca su rol dentro del sistema y la forma en que sus actividades se articulan con los demás procesos.
El Oficial de Cumplimiento será responsable de administrar la información relacionada con el SICOF y de ponerla a disposición de:
- Los órganos de gobierno y administración.
- Los órganos de control interno y externo.
- Las autoridades competentes, cuando así sea requerido.
En caso de identificarse posibles eventos de corrupción, opacidad, fraude o soborno, el Oficial de Cumplimiento deberá realizar los reportes externos ante las autoridades competentes, conforme a los mecanismos y criterios establecidos.
10.12 INFORME DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
El Oficial de Cumplimiento presentará semestralmente al Consejo Directivo un informe sobre la evolución del perfil de riesgo residual y la efectividad de los controles, el cual se integrará al informe de gestión anual.
10.13 SANCIONES
El incumplimiento de las políticas, procedimientos y responsabilidades establecidas en el presente Manual SICOF constituye falta grave, y dará lugar a la aplicación de las medidas disciplinarias, contractuales o legales previstas en:
- El Reglamento Interno de Trabajo.
- Los contratos suscritos con terceros.
- La normativa laboral, civil, administrativa y penal aplicable.
Cuando los hechos constituyan presuntas conductas punibles, la Fundación procederá a ponerlos en conocimiento de las autoridades competentes, sin perjuicio de las acciones internas que correspondan.
De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1474 de 2011, en particular el artículo 22, la omisión de los mecanismos de control establecidos para la prevención y lucha contra el fraude en el sector salud podrá dar lugar a las sanciones penales previstas en la ley para los empleados o directivos de entidades vigiladas por la Superintendencia Nacional de Salud.
11 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
La Fundación Operación Sonrisa Colombia ha definido una estructura organizacional clara y proporcional para la administración del Subsistema de Administración del Riesgo de Corrupción, Opacidad, Fraude y Soborno (SICOF), en concordancia con sus estatutos, su modelo de gobierno corporativo y las disposiciones impartidas por la Superintendencia Nacional de Salud.
La estructura del SICOF se fundamenta en el modelo de líneas de defensa, garantizando independencia, segregación de funciones y adecuada rendición de cuentas.
11.7 CONSEJO DIRECTIVO
De conformidad con los Estatutos de la Fundación Operación Sonrisa Colombia, el Consejo Directivo es el órgano responsable de la aprobación, supervisión y seguimiento del Subsistema de Administración del Riesgo de Corrupción, Opacidad, Fraude y Soborno (SICOF).
Corresponde al Consejo Directivo:
- Definir y aprobar las estrategias y políticas generales relacionadas con el SICOF, con fundamento en las recomendaciones del Oficial de Cumplimiento.
- Aprobar las políticas, el Manual SICOF y sus actualizaciones.
- Designar al Oficial de Cumplimiento y garantizar su adecuada articulación con la organización
- Definir el nivel de tolerancia al riesgo y conocer el perfil de riesgo de la Fundación.
- Hacer seguimiento y pronunciarse sobre el perfil de riesgo.
- Proveer los recursos necesarios para implementar y mantener en funcionamiento, de forma efectiva y eficiente, el SICOF.
- Garantizar la independencia y los recursos del Oficial de Cumplimiento.
- Conocer, pronunciarse, efectuar seguimiento y evaluar las recomendaciones que sobre la ejecución del SICOF presente en sus informes periódicos el Oficial de Cumplimiento y los demás órganos de control.
- Impartir directrices y ordenar medidas correctivas cuando sea necesario.
Las decisiones relacionadas con el SICOF deberán constar en las actas del Consejo Directivo.
11.8 REPRESENTANTE LEGAL
El Representante Legal es responsable de la implementación efectiva del SICOF y de asegurar su integración en la gestión diaria de la Fundación.
En particular, le corresponde:
- Ejecutar las políticas y directrices aprobadas por el Consejo Directivo.
- Supervisar el funcionamiento del SICOF y la aplicación de las etapas, elementos y controles definidos.
- Desarrollar y velar porque se implementen las estrategias con el fin de establecer el cambio cultural requerido para la administración del SICOF.
- Conocer y evaluar los informes presentados por el Oficial de Cumplimiento.
- Velar porque el SICOF cumpla, como mínimo, con las disposiciones de la Circular Externa 20211700000005-5 de 2021 y demás normas aplicables.
11.9 OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
El Oficial de Cumplimiento es responsable de diseñar, coordinar, implementar y monitorear el SICOF, con independencia funcional y acceso directo al Consejo Directivo y al Representante Legal.
Sus funciones principales son:
- Diseñar y proponer para aprobación el Manual SICOF, sus metodologías, actualizaciones y los modelos de medición del riesgo.
- Identificar, medir, controlar y monitorear los riesgos de corrupción, opacidad, fraude y soborno, así como el perfil de riesgo establecido
- Adoptar las medidas relativas al perfil de riesgo, teniendo en cuenta el nivel de tolerancia al riesgo, fijado por el Consejo Directivo.
- Desarrollar e implementar el sistema de reportes, internos y externos
- Evaluar la efectividad de los controles y proponer acciones de mejora.
- Administrar los canales de reporte y denuncias.
- Coordinar y desarrollar los programas de capacitación del SICOF.
- Presentar informes periódicos, como mínimo semestrales, al Consejo Directivo y al Representante Legal.
- Realizar los reportes externos ante la Superintendencia Nacional de Salud y demás autoridades competentes, cuando aplique.
- Informar cuando se requiera al Consejo Directivo el no cumplimiento de la obligación de los administradores de suministrar la información para la ejecución de sus funciones.
- Estudiar los posibles casos de corrupción, opacidad, fraude y soborno, dentro del ámbito de su competencia, para lo cual debe contar con la colaboración de expertos en aquellos temas en que se requiera y elaborar el informe correspondiente para someterlo a consideración del Consejo Directivo.
- Informar a la Superintendencia Nacional de Salud los posibles casos de corrupción, opacidad, fraude y soborno que se lleguen a presentar a través de los canales dispuestos para tal fin y en el momento que sea requerido por dicha Entidad.
- Poner en funcionamiento la estructura, procedimientos y metodologías inherentes al SICOF, en desarrollo de las directrices impartidas por el Consejo Directivo, garantizando una adecuada segregación de funciones y asignación de responsabilidades.
- Elaborar el plan anual de acción del SICOF y darle estricto cumplimiento.
El Oficial de Cumplimiento deberá dejar constancia documental de sus actuaciones y conservar los soportes que acrediten la adecuada implementación del SICOF.
11.10 REVISORÍA FISCAL
La Revisoría Fiscal evaluará, en el marco de sus funciones legales, el cumplimiento de las disposiciones relacionadas con el SICOF y comunicará sus conclusiones al Representante Legal y al Consejo Directivo a través de su reporte al cierre de cada ejercicio contable.
12 COLABORACIÓN CON AUTORIDADES
La Fundación Operación Sonrisa Colombia colaborará de manera oportuna, transparente y diligente con las autoridades de inspección, vigilancia y control en relación con el SICOF.
Los requerimientos recibidos serán gestionados por el Oficial de Cumplimiento, con apoyo de las áreas correspondientes y validación del Representante Legal, garantizando:
- Registro y trazabilidad del requerimiento.
- Respuesta completa, veraz y oportuna.
- Custodia de la información suministrada.
El procedimiento operativo para la atención de requerimientos se desarrollará en un documento interno independiente.
13 MARCO NORMATIVO
El SICOF de la Fundación se fundamenta en la normatividad colombiana vigente y en estándares internacionales de buenas prácticas para la prevención de la corrupción, la opacidad, el fraude y el soborno.
Normativa nacional: Incluye, entre otras, las siguientes disposiciones:
- Código Penal Colombiano.
- Estatuto Anticorrupción.
- Normas de transparencia y acceso a la información pública.
- Normativa aplicable al sector salud y a las entidades sin ánimo de lucro.
- Ley 1778 de 2016 y Ley 2195 de 2022.
Normativa de la Superintendencia Nacional de Salud, en especial:
- Circular Única 047 de 2007 y sus modificaciones.
- Circular Externa 20211700000005-5 de 2021.
- Las normas que las modifiquen adicionen o sustituyan.
Estándares internacionales
- Convención de las Naciones Unidas contra la Corrupción.
- Convención Interamericana contra la Corrupción.
- Lineamientos y buenas prácticas internacionales en materia de prevención del fraude y la corrupción.
14 ANEXOS
Anexo 1. Matriz de Riesgos SICOF
Anexo 2. Metodología de Clasificación y Medición del Riesgo
15 MODIFICACIONES Y CONTROL DE CAMBIOS
| Versión | Fecha | Descripción de la modificación |
|---|---|---|
| 1.0 | 29 de enero de 2026 | Creación del Manual |
| 2.0 | Julio 2026 | Ajustes manual, se anexa link de denuncias |