Política de tratamiento de datos personales

I. INTRODUCCIÓN

Su privacidad es de suma importancia para FUNDACIÓN OPERACIÓN SONRISA COLOMBIA identificada con NIT. 800.252.821-3 (en adelante, la “Fundación” o “nosotros”).

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante, la “Política de Privacidad” o la “Política de Tratamiento”) aplica a todos las labores desempeñadas por la Fundación.

Esta política establece las bases sobre las que trataremos los Datos Personales que recolectemos de usted, o que usted nos proporcione. En concreto, en esta Política presentamos nuestras disposiciones generales para la protección de la información personal, los fines con los que tratamos los Datos Personales, las partes con las que podremos compartirlos y las medidas que adoptamos para proteger la seguridad de sus Datos. En esta Política, también informamos los derechos que tiene como Titular de sus Datos Personales y las opciones con las que cuenta para ejercerlos. Finalmente, presentamos el modo en que puede contactarse con nosotros en caso de tener alguna solicitud relacionada con sus Datos Personales

En lo sucesivo el término “Datos Personales” o “Datos” significa cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Al proporcionarnos sus Datos Personales, declara haber revisado esta Política de Privacidad, acordado someterse a ella y aceptar que sus Datos Personales sean tratados de acuerdo con sus términos, en virtud de la autorización que haya otorgado para que la Fundación proceda con el Tratamiento de sus Datos Personales.

En relación con el Tratamiento de sus Datos Personales, la Fundación actuará como Responsable del Tratamiento de conformidad con lo dispuesto en el artículo 3 de la Ley 1581 de 2012.

II. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

FUNDACIÓN OPERACIÓN SONRISA COLOMBIA se encuentra domiciliada en la Calle 90 No. 19c – 41, en la ciudad de Bogotá, Colombia.

Correo electrónico: [email protected]

Teléfono: +57 601 621 0069/+57 3115314720

III. DEFINICIONES

Para efectos de la presente Política, se tendrán en cuenta las definiciones señaladas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015, tal como se transcriben a continuación:

Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado que otorga el Titular para que los Responsables lleven a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales, de conformidad con el literal a) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 5 del Decreto 1377 de 2013.
Aviso de Privacidad: En virtud del numeral 1 del artículo 2.2.2.25.1.3. del Decreto 1074 de 2015, el Aviso de Privacidad es una de las opciones de comunicación verbal o escrita que brinda la ley para darle a conocer a los Titulares de los Datos Personales, la existencia y las formas de acceder a la Política de Privacidad y el objetivo de su recolección y uso.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento, de conformidad con el literal b) del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Dato Sensible: Aquellos Datos Personales que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquéllos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político, o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, la identidad de género y los datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Registro Nacional de Bases de Datos: Es el directorio público de las Bases de Datos sujetas a Tratamiento y que es operado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
Responsable del Tratamiento: Corresponde a la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales. En este caso, se trata de La Fundación.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión, así como también su Transferencia y/o Transmisión a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
Transferencia: Corresponde al Tratamiento que tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de Datos Personales, ubicado en Colombia, envía los Datos Personales a un receptor que, a su vez, es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación a un tercero dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado en nombre y por cuenta del Responsable, para cumplir con las finalidades de este último.

IV. PRINCIPIOS A LOS QUE ESTÁ SUJETO EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

El Tratamiento que la Fundación realice en calidad de Responsable del Tratamiento de sus Datos Personales estará sometido a los siguientes principios, según se definen en el artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

Legalidad: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en el régimen de protección de Datos Personales.
Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
Veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
Acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de Ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular.
Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por la La Fundación se deberá tratar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por ley.

V. ¿POR QUÉ RECOLECTAMOS SUS DATOS PERSONALES?

A continuación, se describen las finalidades para las cuales la Fundación realiza el Tratamiento de sus Datos Personales, en desarrollo de su labor social y en cumplimiento de la normativa colombiana aplicable en materia de protección de datos personales.

Prospectos

La Fundación tratará los datos personales de las siguientes personas:

1.1. Pacientes

Se tratarán los datos personales de pacientes que accedan a través de la Fundación a tratamientos quirúrgicos y multidisciplinarios para la corrección de la condición médica de labio fisurado y/o paladar hendido, para las siguientes finalidades:

Prestación de servicios de salud, lo cual incluye gestionar, coordinar y ejecutar la atención médica, quirúrgica y asistencial requerida por el paciente, incluyendo la valoración médica, diagnóstico, tratamiento, intervenciones médicas, seguimiento clínico y controles posteriores.
Acceder y gestionar la historia clínica, y en específico, la recolección registro, conservación, actualización y custodia de la información contenida en la historia clínica, de conformidad con la normatividad aplicable.
Adelantar procesos administrativos, logísticos y operativos asociados a la atención del paciente, tales como asignación de citas, admisión, egreso, referencia y contrarreferencia.
Contactar al paciente para brindar información relacionada con su atención médica, recordatorios de citas, indicaciones médicas, resultados, seguimientos clínicos y demás comunicaciones necesarias para la prestación del servicio.
Realizar evaluaciones internas, auditorías, estadísticas y análisis orientados a mejorar la calidad, seguridad y eficiencia de los servicios de salud prestados, utilizando la información de manera agregada o anonimizada cuando sea posible.
Fines de investigación científica y académica
Realizar el conocimiento de la contraparte, consultar y verificar la información del titular en bases de datos públicas, privadas, listas vinculantes y restrictivas, para la prevención de riesgos asociados a los sistemas y subsistemas de administración de riesgos.

1.2. Proveedores, contratistas o subcontratistas

Se tratarán los datos personales de personas naturales que actúen como proveedores, contratistas o subcontratistas para:

Gestionar procesos de invitación, evaluación, selección, debida diligencia, celebración y ejecución de contratos de obra, servicios o suministro.

Verificar identidad, idoneidad, experiencia, cumplimiento de requisitos técnicos, laborales, de seguridad social y de seguridad y salud en el trabajo.

Realizar pagos, facturación, reportes tributarios y certificaciones; gestionar garantías, seguros y cumplimiento contractual.

Cumplir con obligaciones legales de auditoría, control interno, prevención de fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo, así como de requerimientos de autoridades.

Realizar el conocimiento de la contraparte, consultar y verificar la información del titular en bases de datos públicas, privadas, listas vinculantes y restrictivas, para la prevención de riesgos asociados a los sistemas y subsistemas de administración de riesgos.

1.3. Candidatos y empleados

La Fundación tratará los datos de candidatos, empleados y exempleados para:

Gestionar procesos de atracción, recepción de hojas de vida, evaluación y selección de personal, incluyendo validación de referencias personales y laborales, verificación de antecedentes en fuentes permitidas por la ley y evaluaciones de idoneidad y competencias.

Formalizar y ejecutar el contrato de trabajo y sus novedades; administrar nómina, prestaciones, aportes a seguridad social, parafiscales, beneficios, dotación, bienestar y programas de calidad de vida.

Gestionar la seguridad y salud en el trabajo, medicina preventiva y del trabajo, reportes de incidentes y cumplimiento de normativas laborales.

Administrar el desempeño, formación, capacitación, evaluaciones, reconocimientos, disciplina y terminación de la relación laboral.

Administrar accesos físicos y lógicos a instalaciones, obras, sistemas, redes y activos tecnológicos; gestionar controles de seguridad, videovigilancia, registros de ingreso y salida, geo-localización o telemetría de activos cuando aplique y de acuerdo con políticas internas previamente informadas.

Atender requerimientos de autoridades y cumplir obligaciones legales, tributarias, laborales y de archivo. Conservar los expedientes laborales conforme a los plazos legales aplicables.

Mantener el contacto con exempleados para fines de certificaciones, referencias laborales y programas de relacionamiento cuando proceda.

1.4. Voluntarios

La Fundación tratará los datos de voluntarios para:

Gestionar la afiliación al programa de voluntariado y el proceso de selección, solicitar la documentación necesaria para la aplicación al programa, atender solicitudes de información y brindar acompañamiento durante este proceso.
Enviar correo electrónico de confirmación, indicando decisión de selección para participar en el voluntariado, incluyendo el envío de información logística (hoja de viaje, itinerarios, hospedaje, alimentación, protocolos, entre otros).
Realizar seguimiento durante el programa de voluntariado, incluyendo el envío de información relacionada a mi participación en las jornadas de trabajo, incluyendo manuales, protocolos, cronogramas, invitación a actividades, solicitudes de preinscripción a las jornadas, atención a solicitudes de modificación o cancelación, cambios en las actividades a realizar, e invitación a eventos.
Enviar comunicaciones publicitarias o de mercadeo relacionadas con la Fundación, por canales físicos y/o electrónicos.
Realizar evaluaciones de las actividades en las que participan los voluntarios.
Cumplir obligaciones legales, contables, regulatorias y de reporte ante autoridades competentes.
Realizar el conocimiento de la contraparte, consultar y verificar la información del titular en bases de datos públicas, privadas, listas vinculantes y restrictivas, para la prevención de riesgos asociados a los sistemas y subsistemas de administración de riesgos.

1.5. Donantes

La Fundación tratará los datos de los donantes para:

Gestionar el procesamiento de los pagos por concepto de donaciones que realice a la Fundación, incluyendo la solicitud de la documentación necesaria para procesar el aporte.
Emitir certificados de donación.
Enviar comunicaciones publicitarias o de mercadeo relacionadas con la Fundación, por canales físicos y/o electrónicos.
Cumplir obligaciones legales, contables, regulatorias y de reporte ante autoridades competentes.
Realizar el conocimiento de la contraparte, consultar y verificar la información del titular en bases de datos públicas, privadas, listas vinculantes y restrictivas, para la prevención de riesgos asociados a los sistemas y subsistemas de administración de riesgos.

VI. ¿CUÁL ES EL TRATAMIENTO QUE LE DAMOS A SUS DATOS PERSONALES?

Autorización

La Fundación únicamente adelantará el Tratamiento de los Datos Personales que el Titular voluntariamente suministre.

En general, la Fundación recolectará, almacenará, usará, circulará, transmitirá y transferirá los Datos Personales.

Los Datos Personales podrán ser utilizados únicamente por la Fundación, sus empleados, proveedores, voluntarios y aliados en materia de investigación y docencia, autorizados expresamente por la Fundación, que requieran acceso a esta información. En todo caso, previa solicitud del Titular, la Fundación le suministrará la información completa de los terceros a quienes, eventualmente, se hayan transferido o transmitido Datos Personales.

Tratamiento de datos personales de naturaleza sensible

La Fundación podrá solicitar en cualquier momento Datos Sensibles, informándole al momento de la recolección, que los datos solicitados tienen este carácter, y qué tipo de Datos Sensibles se recolectarán.

La Fundación podrá tratar datos sensibles en los siguientes casos:

Cuando el Titular haya dado su consentimiento explícito y voluntario con fines específicos;
Si el Tratamiento es necesario para cumplir obligaciones legales;
Si el Tratamiento es necesario para proteger los intereses vitales del Titular o los de otra persona natural;
Si el Tratamiento es necesario para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones o cuando jueces o tribunales actúen en ejercicio de su función judicial; o
Si el Tratamiento es obligatorio en virtud de la ley.

En todo caso, la Fundación no condicionará ninguna actividad a la entrega de Datos Sensibles e informará al Titular que su entrega es facultativa. Los Datos Sensibles serán tratados con la mayor diligencia posible y con los estándares de seguridad más altos.

El acceso limitado a los Datos Sensibles será un principio rector para salvaguardar la privacidad de estos y, por lo tanto, sólo el personal autorizado podrá tener acceso a ese tipo de información.

Tratamiento de los datos de menores de edad

La Fundación velará por el uso adecuado de los Datos Personales de los niños, niñas y adolescentes menores de edad. El Tratamiento de Datos Personales de niños, niñas y/o adolescentes que no sean de naturaleza pública, cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos en su Tratamiento:

Debe responder y respetar el interés superior de los niños, niñas y adolescentes;
Debe asegurar el respeto de sus derechos fundamentales;
Se debe otorgar el derecho al menor ser escuchado, y se hará la valoración de su opinión teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

Los Datos Personales de niños, niñas y adolescentes se encuentran sujetos a una especial protección por parte de La Fundación.

Estos Datos podrán ser tratados en el desarrollo de actividades propias del objeto social de la Fundación o de sus afiliadas, así como para el cumplimiento de sus obligaciones legales y contractuales con sus empleados.

VII. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN

Los Datos Personales sobre los que la Fundación actúe como Responsable del Tratamiento podrán ser transferidos o transmitidos tanto dentro como fuera del territorio de la República de Colombia.

En caso de que sus datos sean transferidos o transmitidos fuera del territorio de la República de Colombia, estas operaciones únicamente se realizarán a países que cuenten con un nivel adecuado de protección de Datos Personales, de acuerdo con lo establecido por la Superintendencia de Industria y Comercio.

Las operaciones de Transferencia se realizarán en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio. Por su parte, en las operaciones de Transmisión, la Fundación suscribirá con el Encargado del Tratamiento un contrato de Transmisión de Datos Personales en los términos del artículo 25 del Decreto 1377 de 2013.

Las Transferencias y Transmisiones serán realizadas por la Fundación a efectos de remitir Datos Personales a sus proveedores y aliados estratégicos, tales como universidades, fundaciones aliadas y centros de investigación.

Las Transferencias o Transmisiones, según corresponda, se realizarán para las mismas finalidades descritas en esta Política de Privacidad y aquellas finalidades específicas que se hayan informado al Titular en la Autorización, o cuando estas sean requeridas por la ley u ordenadas por autoridad competente.

Para proteger los Datos Personales que sean objeto de Transferencias o Transmisiones, la Fundación toma las medidas razonables para asegurarse que los terceros a quienes transfiera o transmita Datos Personales operen bajo políticas y procedimientos que protejan los datos personales de los Titulares.

VIII. DERECHOS COMO TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el Titular de los Datos Personales tiene los siguientes derechos:

Conocer, actualizar, consultar o rectificar sus Datos Personales, en cualquier momento, frente a La Fundación, respecto a aquellos datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y/o que induzcan a error o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada para el Tratamiento de sus Datos Personales, para lo cual la la Fundación se encargará de conservar y archivar de forma segura y confiable los formatos de autorización de cada uno de los Titulares.
Ser informado por La Fundación, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato, cuando considere que La Fundación no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales.
Acceder, en forma gratuita, a los Datos Personales que voluntariamente haya decido entregar a La Fundación.

IX. PROCEDIMIENTO PARA HACER EFECTIVOS LOS DERECHOS

Consultas: El Titular podrá realizar en todo momento consultas sobre los Datos Personales que reposen en las Bases de Datos de la Fundación, con el fin de solicitar prueba de la Autorización, conocer de los Datos Personales que han sido recolectados y conocer el Tratamiento que se le ha dado a los mismos. Todas las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamaciones: Así mismo, el Titular tiene el derecho de presentar reclamaciones cuando considere que la información contenida en las Bases de Datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes de los Responsables del Tratamiento de conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012. Todas las reclamaciones serán atendidas en un término máximo de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, la Fundación informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la reglamenten o complementen, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Delegatura para la Protección de Datos Personales de la Superintendencia de Industria y Comercio.

El área de Coordinación de Calidad ha sido designada por la Fundación como área responsable para la atención a peticiones, consultas, quejas y reclamos. Para la radicación y atención de su consultas o reclamos, le solicitamos contactarse con el responsable de la atención de solicitudes, peticiones, quejas y reclamos en el domicilio Calle 90 No. 19c – 41, en Bogotá, Colombia, en el correo electrónico [email protected], o a través de los teléfonos +57 601 621 0069 y +57 3115314720.

Para la radicación y atención de su consulta o reclamo, le solicitamos suministrar la siguiente información:

Nombre completo y apellidos;
Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto);
Medios para recibir respuesta a su solicitud;
Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información);
Firma (si aplica) y número de identificación.

X. NOTIFICACIÓN DE INCIDENTES DE SEGURIDAD

Notificaremos a la Superintendencia de Industria y Comercio cualquier incidente de seguridad relacionado con sus Datos Personales en un plazo máximo de quince (15) días contados a partir de la detección del incidente de seguridad. También, le notificaremos sin demora los incidentes de seguridad que involucren sus Datos Personales y, cuando sea posible, a más tardar 72 horas después de haber tenido conocimiento del incidente.

XI. CAMBIOS EN LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS.

La Fundación se reserva el derecho de modificar la presente Política con el fin de adaptarla a nuevos requerimientos de tipo legal, jurisprudencial, técnico, y en general, cuando sea necesario para prestar un mejor servicio. Cualquier cambio sustancial en esta Política de Tratamiento, será comunicado oportunamente a los Titulares mediante una publicación en nuestro portal web https://operacionsonrisa.org.co/

En caso tal que los Titulares no se encuentren de acuerdo con la nueva Política, podrán ejercer sus derechos por medio del procedimiento consagrado en la presente Política.

Esta Política podrá ser modificada por la Fundación cuando así lo requiera sin previa notificación, siempre que se trate de modificaciones no sustanciales. Únicamente las modificaciones respecto de las finalidades del Tratamiento y de los datos del Responsable del Tratamiento, o cualquier otra modificación sustancial serán comunicadas previamente a los Titulares.

XII. VIGENCIA DE LA POLÍTICA

La presente Política rige a partir del 29 de 01 de 2026.

Los Datos Personales incluidos en las Bases de Datos sobre las que la Fundación actúa como Responsable, permanecerán en ellas, mientras su Tratamiento sea necesario para el cumplimiento de las finalidades para las que fueron recolectados o, en su defecto, mientras exista un deber legal relativo a la conservación de tal información

POLITICA-DE-TRATAMIENTO-DE-DATOS-PERSONALES.docx